信息管理 | 探索 DEVONthink

一、一晃 9 年的印象笔记

An elephant never forgets.

2010 年,我第一次使用 Evernote,时任 Evernote CEO 的 Stepan Pachikov 在诠释 Evrenote Logo(一只绿色大象)的设计灵感时提及题述「大象不会忘记」的谚语,被打动入坑,至今已经过了 9 年。

使用期间,经历了 Evernote 国际版向国内版「印象笔记」的大迁移,尝试过常见的国内竞品为知笔记、有道云笔记,深度使用过 OneNote,也尝鲜了近期创意十足的 Notion、Airtable、Bear 等等,对印象笔记的功能都进行了恰当的弥补,但每次用过到最后,回想起最初使用印象笔记的目的——「记录」,就感觉沉淀多年的知识库并没有必要为了几个新巧功能就做伤神的迁移动作,所以能够一直使用至今。

二、探索 DEVONthink

Evernote 在华设立子公司并创立「印象笔记」品牌后,针对国人的使用习惯进行了大刀阔斧的改变,我自己也开始持续购买印象笔记的年付会员。但今年年初,在少数派的推介下,发现了另一款被形容为「专为科研工作人员设计的信息管理工具」——DEVONthink,马上下载试用,第一感觉是——难。而后这半年来,经历了几回的安装——试用——卸载——再试用的艰难过程,在挑灯啃下全英文的 Handbook、反复阅读仅有的几篇简易中文教程并且尝鲜了几个月 DEVONthink 3 测试版后,才终于摸到了这款软件的一些基础门道,也随之萌生一个令我自己都诧异的结论:

放下印象笔记,转投 DEVONthink。

选择的改变源自 DEVONthink 本身实在强大的性能,相比之印象笔记,前者在几个方面解决了自己的痛点:

1. 无限层级

在 DEVONthink 里,信息可以放入不同的 Group,每个 Group 可以无限向下增加层级,构建与传统文件夹相似的树型结构。相比之下,印象笔记仅可以创建两个层级,虽便于管理信息,但不便于管理文件,即便用于管理信息,比如建立了「阅读——读书笔记」的层级,再下设一个「历史」分支应属于一个高频需求,但由于两层级的限制,在印象笔记里我不得不把第二级提升至第一级,使用感较为不适。

印象笔记之所以坚持两层级的结构,是为了减少多层级可能带来的「进入困难」问题,保持用户的使用欲望,推行「少分类,多搜索」的概念也促使印象笔记在早期获得巨大成功。

但在进阶使用需求下,只要 Tags 使用得当、搜索功能完备,这不应成为问题。在 DEVONthink 里,只需要给常用或临时常用的 Group 拉入 Favorite 或加个 Flag,就可以在首页清晰展示,还能使用 Replicate to 功能作进阶整理(下文简述),或使用高度自定义的条件设置「Smart Group」(DEVONthink 引以为傲的进阶特性之一,仍待探索),非常方便。

2. 任何信息皆文件

在 DEVONthink 里,每一条信息都是一个文件,可以是纯文本、富文本,也可以是 Markdown、网页文件。当需要把一条信息用在别的地方,或者更多是满足分享需求时,直接拖至目标位置就可以。相比之下,用印象笔记这么多年,早年封了链接分享,直到今年才允许微信转发,更别说把 .enex 这种印象笔记独立自主研发的奇葩文件用到别的地方了,相当麻烦。

任何信息皆文件,反过来说,就是任何文件都可以拖入 DEVONthink 而清晰呈现为信息。DEVONthink 收集信息的方式非常暴力:在系统目录加了一个「Inbox」文件夹,任何拖入 inbox 的文件,文档、图片、音频、视频……都直接移到 DEVONthink 的收件箱里,等有空时再整理到别的位置就好,这操作的流畅度简直犯规。

进一步说,过去在做知识管理时,印象笔记专司管理信息,系统文件夹用来管理文件,两套系统是割裂的。比如,我在印象笔记建立了「常用合同条款」的文件夹,但「常用合同文本」却需要另外放在系统文件夹里,因为印象笔记中的文件只做附件使用,直接调取、修改较为麻烦。这个割裂感造成的后果是:当我想要收集合同条款时,到底应放在印象笔记,还是系统文件夹?而在 DEVONthink 里,基于「任何信息皆文件」的特性,我可以将信息 + 文件的知识管理做得非常统一、流畅,当文件需要修改时,只需要在 DEVONthink 里双击打开,而后正常修改保存即可。

3. 任意重组现有文档

文件(信息)是拖进来了,怎么用?分 Group、打 Flag、加 Tags、填 Comments 这些功能很普通,该有的都有,厉害的是一个叫 Replicate to 的功能。比方说,你有一个文件放在项目 A 文件夹,但你在项目 B、项目 C 也要用到怎么办,假设这个文件大到 10 G,让你没动力复制一份过去。
印象笔记的解决方式仍是:少分类,多搜索(当然你也不会忍心往印象笔记里塞 10G 的文件……)。而 DEVONthink 的 Replicate to 能帮你给这个文件在项目 B 、项目 C 文件夹做一个替身,文件本身没过去,但对本体或替身的任何改变,在任何一个位置都会同步改变。

不仅 DEVONthink 内的信息可以这样管理,对于电脑全盘的文件,DEVONthink 都可以以建立索引的方式进行管理(即,不将文件加入 DEVONthink 系统,而是对电脑本地文件夹建立索引,DEVONthink 里的改变可以同步到指定文件夹中),当对电脑的本地文件用上 Replicate to 的功能,文件系统就活了。

三、印象笔记仍然优秀,DEVONthink 只为满足进阶需求

从 2004 年发布第一个测试版至今,印象笔记已经走过了 15 年的时光,它以「少分类、多搜索」的思维改变了笔记应用的形态,且免费功能够用,付费功能可增值,收获了包括我自己在内的一大批忠实用户。后来为了扩张,印象笔记接连推出「食记」「人脉」「圈点」等分支,还跟 Moleskine 合作大推「智能笔记本」,但市场却反响平平,竞品丛生,年迈的大象陷入困局。历经管理层震动、全球裁员,印象笔记反思求变,砍掉无用的分支,重新集中于「记录」这一打动早期用户的基本功能,优化简陋粗糙的文字编辑器,推出了极具创新、可随意拖动、高度自定义化的「文字块」特性(隔壁 Notion 同学有话要说……),加强了微信公众号文章的剪辑能力,增加「素材库」功能……种种这些,都说明印象笔记已重新回到正确的方向并快速迭代更新,它仍是当今世面上最优秀的信息管理工具。

印象笔记仍然优秀,迁移至DEVONthink 的原因是进阶使用的需求。与 Notion 等软件仅在某些方面优于印象笔记不同,DEVONthink 具备进阶特性的同时也几近完全覆盖了印象笔记的各项功能。实际上,DEVONthink 本质是一个文件管理工具,只是兼具了信息管理的功能,与印象笔记不对标,并不是印象笔记的竞品。DEVONthink 问世已经接近 20 年,并不在与印象笔记竞争中发展,而是自有一套体系,独自优秀着,它是自己信息管理工具探索的一个阶段性终点,上文所提及的功能只是冰山一角,还有更多更强的特性,需要进一步试用、探索。

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  • Elazar reply

    您好,请问下在DEVONthink做笔记时,如何录入可编辑的公式、数学符号?

    • 安多纳德 reply

      @Elazar 我因为一直不需要输入公式,所以也不太清楚。。